Система управления временем Бенджамина Франклина

Система управления временем Бенджамина Франклина

Система Франклина известна во всем мире, во многом благодаря впечатляющим жизненным достижениям ее создателя. Бенджамин Франклин был обычным человеком, но листая его биографию у читателя непременно создастся впечатление, что Франклин, если и не был наделен суперспособностями, то как минимум обладал тайными знаниями об устройстве пространства и времени. Действительно, как иначе объяснить тот факт, что за 84 года всего одной жизни этот удивительный человек добился настолько значительных результатов в разных направлениях, которые кажутся непосильными для целой научной организации.

Секрет Бенджамина Франклина достаточно прост — он быстро понял, что изменить ограниченность и скорость течения времени невозможно, человек может влиять только на собственные действия, и вот их как раз можно и нужно организовывать во времени. Для этого Бен Франклин разработал свою собственную систему постановки и достижения целей, которая уже не раз доказала свою эффективность, и самый наглядный пример — жизнь этого великого политика и ученого.

Применяя свою методику на практике, Бенджамин Франклин использовал специальный бумажный органайзер, но неумолимый технический прогресс требует от успешного человека использования более продуктивных средств, таких как электронные органайзеры. И одним из ведущих представителей этой линейки является планировщик LeaderTask. 

 

Обычно систему Франклина принято изображать в виде пирамиды, которая отражает последовательность создания плана своей жизни от основания до вершины, от главных жизненных ценностей до расписания текущего дня. И органайзер LeaderTask может помочь Вам в построении этой пирамиды кирпичик за кирпичиком, дело за делом.

Этап 1. Главные жизненные ценности

Формирование основания пирамиды Франклина можно без сомнения назвать важнейшим этапом реализации его системы. Конечно, может показаться, что определение главных жизненных ценностей — это легко и просто, но не стоит сбрасывать со счетов всю ответственность и важность этого процесса. Ведь именно сейчас Вам предстоит откровенно и честно дать себе ответ о том, какой именно Вы хотите видеть свою жизнь, что на самом деле будет играть в ней главную роль. Ошибки, допущенные на этом этапе, могут свести на нет все усилия по достижению целей, когда вдруг окажется, что эти цели не так уж и важны.

Внимательно сформировав свой список жизненных ценностей, Вы можете занести их в органайзер LeaderTask с помощью проектов, которые расположены в одноименном разделе. В дальнейшем эти проекты будут отражать главные направления Вашей жизни, и хранить в себе все шаги по их реализации.

Этап 2. Глобальная цель

Второй этап системы Франклина заключается в конкретизации выбранных жизненных ценностей в виде определенных целей, достижение которых позволит Вам в полной мере воплотить в жизнь собственные ожидания. Так, для того, чтобы в будущем Вы могли смело утверждать, что реализовали себя в сфере образования, Вам, возможно, необходимо получить степень доктора наук, а для реализации в социально-рабочей среде — обязательным условием может являться кресло главного директора крупной компании.

Какие бы глобальные цели Вы не выбрали, в результате их необходимо также отметить в органайзере LeaderTask. Для этого у каждого проекта предусмотрено поле "Цель".

Этап 3. Генеральный план достижения цели

Пройдя первые два этапа, Вы уже можете сделать определенные выводы о том, как в дальнейшем должен простилаться Ваш жизненный путь, и теперь Вы можете расписать его более детально, указав все привалы и повороты, которые Вам предстоит учесть. Другими словами, третий этап — это не что иное, как процесс детализации глобальных целей. Например, для получения докторской степени, Вам обязательно нужно закончить ВУЗ, поступить в аспирантуру, стать кандидатом в доктора наук, потому что без выполнения этих последовательных шагов, реализация желанной цели невозможна.

Аналогичным образом необходимо разложить на составляющие каждую глобальную цель и записать эти планы в соответствующие проекты органайзера LeaderTask с помощью элемента "Заметка", где каждый план отвечает своему проекту.

Для того, чтобы создать заметку, относящуюся к определенной цели достаточно просто добавить ее в уже открытом проекте-цели. Также Вы можете привязать заметку или задачу к проекту с помощью диалогового окна свойств соответствующего элемента.

Этап 4. Долгосрочный план

Ключевым отличием этого этапа от предыдущего является указание конкретных сроков реализации того или иного шага. Так, от обезличенных "нужно", "желательно" и "обязательно" Вы переходите к четким и определенным датам выполнения. Считается, что мечта становиться целью, когда у нее появляются сроки. Именно поэтому на данном этапе Вы переходите от пространственных фантазий к процессу непосредственного достижения целей. Здесь Вы можете указать, что на получения образования у Вас уйдет 5 лет — с 2012 по 2017 гг. Дальше Вам понадобиться 2 года, чтобы пройти аспирантуру, еще 5 лет — на наработку материала для докторской диссертации…

Создание этих шагов в органайзере LeaderTask выполняется с помощью подпроектов, где для каждого из них можно указать дату начала и завершения.

Этап 5. Краткосрочный план

Теперь пришло время перевести внимание с долгосрочных и глобальных целей на текущие, иногда даже рутинные шаги, и определить, что будет сделано для достижения результатов в ближайшее время. Таким образом, на данном этапе Вам предстоит построить конкретный план действий на несколько недель или месяцев вперед. Так, для поступления в ВУЗ, в первую очередь нужно подать заявление, собрать документы, выбрать специальность и пройти собеседование. Любая Ваша цель может и должна быть расписана подобным образом, и тогда, четко следуя плану, Вы просто не сможете не добиться желаемых результатов.

Составление краткосрочного плана в органайзере LeaderTask осуществляется с помощью создания обычных задач. Стоит отметить, что шаги, сформированные на данном этапе, могут иметь разную продолжительность. Так, для того, чтобы подать заявление на поступление в ВУЗ будет достаточно пары часов, а вот сбор документов может занять несколько дней. В планировщике LeaderTask заранее учтены такие особенности постановки задач и предусмотрена возможность создания разнообразных вариантов сроков выполнения дел — от многодневных задач до получасовых заданий.

Этап 6. План на день

Заключительный этап процесса планирования по системе Бенджамина Франклина основан на создании текущего расписания для окончательной детализации Ваших планов до уровня элементарных действий. Такой план включает в себя небольшие (в рамках одного дня) шаги, необходимые для достижения целей, поставленных на первом этапе. При этом за день Вы можете решать разнообразные задачи, относящиеся к разным жизненным ценностям, комбинировать их в зависимости от мест и обстоятельств или корректировать процесс выполнения под влиянием происходящих событий.

В органайзере LeaderTask итоговое расписание формируется на основе подзадач, которые являются составной частью родительской задачи. С помощью данного элемента Вы можете быстро разбить любое комплексное дело на удобные для выполнения части и постепенно продвигаться к намеченным целям.

Регулярность выполнения задач

Таким образом, пройдя все шесть этапов формирования системы управления временем по методике Франклина, Вы получили план действий, основанный на главных целях Вашей жизни и предназначенный для их достижения. Но, несмотря на основательность проделанной работы, время от времени Вам необходимо пересматривать свою систему, чтобы проверить продолжает ли она соответствовать Вашим ценностям, не изменились ли Ваши цели в процессе их достижения. Каждый уровень системы стоит подвергать повторному анализу с определенной периодичностью. Так, к генеральному плану достаточно вернуться один раз в год, долгосрочные планы должны быть пересмотрены несколько раз за год, а краткосрочные планы стоит анализировать каждые одну-две недели.

Чтобы добавить в органайзер LeaderTask задачу по пересмотру планов, Вам необходимо обратиться к настройке периодичности задач, которая осуществляется в диалоговом окне установки срока.

На основе многочисленных параметров создания повторяющихся задач Вы можете не только сформировать напоминание о пересмотре планов, но и добавить в план текущие регулярные дела, требующие определенной периодичности выполнения. Если Вы поставили перед собой цель всегда находиться в хорошей физической форме, то Вы можете реализовать это посредством занятий спортом, например, походами в бассейн. Чтобы такие тренировки давали результат, они должны быть постоянными и регулярными, и здесь как нельзя лучше подойдет создание периодической задачи с определенной цикличностью.

Приоритеты

Когда расписание на день сформировано, Вы можете оказаться перед сложным выбором — в каком порядке приступать к выполнению задач. Иногда ответ на этот вопрос очевиден, но чаще случается так, что бегло просмотрев список, Вы не сможете быстро принять правильное решение. Именно для таких ситуаций Бенджамин Франклин в своей системе предусмотрел процесс расстановки приоритетов, которые включают три уровня важности и значимости:

1. Важные задачи занимают первую и главную ступень в списке Ваших дел, они обязательно должны быть выполнены в установленные сроки и в нужном объеме. Их нельзя отложить или отменить, важные задачи можно только сделать.

2. Второстепенные задачи — это дела, идущие под грифом "желательно", их выполнение можно перенести или задержать. Но с этим видом задач нужно быть всегда на чеку — достаточно на время забыть про второстепенную задачу и она сразу же превратиться в важную.

3. Малозначительные задачи — это дела, у которых обычно срок "когда-нибудь". Да, их хорошо бы сделать, но от того будут они реализованы сегодня или потом, и будут ли выполнены вовсе, может ничего не измениться.

Используя данную шкалу приоритетности Вам необходимо обозначить свои дела в плане на день в соответствии с их важностью. Для этого в органайзере LeaderTask был создан справочник "Приоритеты", где можно сформировать любой удобный Вам набор уровней значимости, придавая им определенные визуальные характеристики для быстрой идентификации задач с разными приоритетами. В результате Вы сможете легко определить, к какой задаче нужно приступить в первую очередь.

Для больше удобства в программе также предусмотрена возможность сортировки задач по уровню приоритетности. По логике, заложенной в работе органайзера LeaderTask, для этого достаточно отсортировать задачи по полю "Наименование".

Статусы

В бумажном органайзере, созданном для работы по системе Франклина, предусмотрен отдельный столбец для обозначения статуса задачи. Здесь принято помечать состояние, в котором находиться дело — выполнено или отменено, а может перенесено на другой день. В электронном планировщике LeaderTask также заложена возможность установки статусов, которая полностью соответствует методологии Бенджамина Франклина.

Выполненное дело обозначается статусом "Завершено" и помечается галочкой (птичкой); в случае, если Вы решили не делать задание, ему устанавливается статус "Отменено" и крестик в виде пиктограммы. Также задачу можно отложить на другое время, установив ей соответствующий статус.

Поиск кочующих дел

Одним из неоспоримых преимуществ электронных органайзеров является возможность сортировки задач по многим видам критериев. Это позволяет Вам быстро выстроить нужный список дел, не теряя драгоценные минуты на то, что программа сделает за несколько секунд. Так, согласно системе Бенджамина Франклина, Вам необходимо периодически анализировать отложенные задачи для того, чтобы оценить степень их необходимости. Главным критерием при этом выступает время жизни задачи в Ваших планах, т.е. как давно данное дело было добавлено в расписание, и сколько раз уже было перенесено.

В этом случае необходимо добавить в дереве задач столбец "Дата создания" и отсортировать список дел, щелкнув по нему.

В результате задачи будут выстроены в порядке их внесения в органайзер, и Вы сможете проанализировать старые дела на предмет необходимости их выполнения. Например, три месяца назад для поддержания себя в хорошей физической форме, Вы могли решить записаться на секцию боевых искусств, но каждый раз откладывали эту задачу на следующий день. Кроме того, за это время Вы уже записались в бассейн и подсознательно решили, что это лучший вариант в данной ситуации, но вычеркнуть задачу из списка все не решались. Именно в таком случае сортировка по дате создания поможет Вам принять правильное решение, наглядно продемонстрировав Вам неактуальность давно отложенных задач или, наоборот, напомнив Вам о забытом деле.

Кроме того, для определения количества случаев переноса дела на будущее, Вы можете обратиться к окну "История задачи". Здесь содержатся данные обо всех изменениях сроков и статусов задачи, что также позволит Вам более взвешенно оценить ее приоритетность и сделать соответствующие выводы. Так, если в Вашем списке появилась задача, уже месяц постоянно переносящаяся "на завтра", Вам стоит задуматься о причинах, по которым это происходит. Возможно, это дело не так важно для Вас, как показалось сначала, или что-то мешает Вам приступить к его выполнению.

Добродетели

Помимо системы достижения целей, Бенджамин Франклин предоставил миру свою методику самосовершенствования на основе добродетелей. Это позволяло отцу-основателю США развивать свои моральные качества в тринадцати волнующих его направлениях (добродетелях), постепенно избавляюсь от ненужных привычек и приобретая желаемые навыки.

Если Вы также используете в своей жизни эту методику и стремитесь к постоянному совершенствованию, то Вы можете вести учет достижения добродетелей в планировщике LeaderTask, объединив в единое целое обе системы Франклина.

Для этого достаточно создать перечень выбранных Вами добродетелей в виде категорий в разделе "Планирование" органайзера LeaderTask, где Вы сможете создавать задачи для развития данного списка добродетелей и контролировать этот процесс по аналогии с обычными задачами из планов на день.

Таким образом, применяя на практике систему Бенджамина Франклина, Вы сможете достичь высоких результатов в организации своей жизни, научиться управлять своим временем, отчетливо представить главные цели и всегда будете знать пути их достижения с точностью до каждого шага.